Alquiler de Equipos (traducción simultánea)

Dependiendo del tipo de evento del que se trate y su duración, se deriva el tipo de equipos a utilizarse y el precio. Por ejemplo, si se trata de una capacitación en aula, ciclo de conferencias, seminario, etc., se instala una cabina de interpretación simultánea en un lugar clave (la cabina incluye consola de sonido con red inalámbrica y micrófonos que transmite la información del intérprete a los receptores/audífonos de los asistentes) generalmente se ubica en la parte posterior del salón donde los intérpretes tengan buena visibilidad tanto del material que se va a presentar (pantalla, portafolio, etc.) como del ponente. Un técnico especialista en eventos de interpretación simultánea estará presente durante todo el evento. Bajo esta modalidad, cada uno de los asistentes al evento hará uso de audífonos o receptores de audio, ya sea de diadema, o sencillos a fin de escuchar la información traducida que le transmitirá el interprete de forma simultánea.

Si se trata de un recorrido en planta, auditorias, juntas de trabajo (hasta 25 personas), working lunches, capacitación en piso u otras instalaciones especiales (con maquinaria, equipos especiales, en plataformas petroleras, etc.), se utiliza un sistema inalámbrico portátil llamado body-pack. Bajo esta modalidad el intérprete tiene la habilidad de moverse al lugar de interés sin interrumpir la interpretación simultánea. Este sistema es muy útil especialmente si hay condiciones adversas tales como alto nivel de ruido, y lugares de difícil acceso.

Finalmente, nuestro equipo de intérpretes se ha especializado en eventos de carácter técnico, es decir, se han cubierto una gran variedad de eventos de casi todas las ingenierías, áreas financieras, económicas, ciencias políticas, etc. La gran experiencia que nos avala en este tipo de mercado, se ve reflejada en el éxito obtenido durante años en esta actividad para empresas reconocidas a nivel mundial.

Para mayor información por favor comuníquese con uno de nuestros asesores, a fin de coordinar los detalles para el envío por nuestra parte de una cotización formal.

Para que nuestra empresa pueda realizar una cotización, tenga en cuenta suministrar la siguiente información:

Datos de contacto: nombre, compañía, teléfono y email.

Tipo de evento (simposio/congreso – seminario/ curso – conferencia- inauguración – recorrido en planta – aula y planta – auditoria – plataforma – otro…)

Fecha definitiva o probable del evento, lugar del evento (aula – piso – auditorio – plataforma – salón en hotel – otro – especificar si es abierto o cerrado)

Ciudad del evento

Número de personas/asistentes al evento que requieren de receptores inalámbricos

Horarios del evento e itinerario

Requerimientos especiales (indicar si requieren doble cabina, equipos especiales, etc.)

Informar si es un evento especial que requiera manejar dos o más idiomas

1. A fin de realizar una cotización formal, deberá suministrar todos los detalles del evento/conferencia (Horario, fecha, lugar, asistentes al evento, e indicar requerimientos especiales).
2. Condiciones y forma de pago (eventos y conferencias): Se debe realizar el pago del 50% del valor total con la reserva del servicio (previo a la prestación del servicio) y 50% restante al finalizar el evento, mediante consignación/transferencia bancaria en las siguientes cuentas bancarias según su ubicación o ciudad: a) Bogotá: ahorros Bancolombia # 229 5687 5823, b) Medellín: ahorros Bancolombia # 617 694 438 69,  c) Cali: ahorros Bancolombia # 829 8032 8585, / titular: UPC GROUP SAS. Nit: 900.127.245-9.
3. Para consignaciones fuera de las ciudades antes mencionadas, es necesario adicionar el valor de $12.000 por concepto de transacción nacional establecida por el banco.
4. Condiciones y forma de pago (personas naturales): Se debe realizar el pago del 100% previo a la prestación del servicio, mediante consignación/transferencia bancaria en la cuenta bancaria arriba mencionada, según la ciudad de ubicación.
5. Para consignaciones fuera de las ciudades antes mencionadas, es necesario adicionar el valor de $12.000 por concepto de transacción nacional establecida por el banco.
6. Fecha límite de reserva y vigencia (eventos/conferencias): La reserva y programación de los respectivos equipos para el evento se debe hacer por lo menos con mínimo de 15 días hábiles (tres semanas calendario) de anterioridad al mismo. Por lo tanto, la reserva del servicio y pago del mismo (con el 50% inicial) se deberá hacer a más tardar en la fecha estipulada en cada cotización remitida por nuestra empresa (tres semanas calendario de anticipación).
7. Uso y destino del pago realizado: Los pagos realizados se destinarán para la asignación y reserva del personal técnico, pago de transporte para transportar los equipos y equipos de traducción simultánea en la fecha pactada, por lo tanto, los dineros pagados no serán reembolsados por ningún motivo y se da por hecho que todos los términos y condiciones de esta cotización han sido aceptados y aprobados por el cliente.
8. Confirmación de pagos: Para la respectiva confirmación del pago realizado deberá enviar el comprobante de consignación/transferencia escaneado al correo electrónico según la ciudad donde fue atendido su servicio: a) Bogotá: traducciones@upc-consultants.co b) Medellín: traducciones4@upc-consultants.co c) Cali: traducciones2@upc-consultants.co
9. Pagos en cheque: Los pagos realizados en cheque se entenderán abonados en la cuenta bancaria de UPC una vez dicho cheque se haga efectivo en la misma.
10. Modificación de fecha del evento/conferencia: En caso de cambio de fecha del evento, este debe ser comunicado con 3 días hábiles de anticipación al evento, para su posterior re-programación del personal técnico y equipos asignados, de otra manera, se entenderá como un servicio debidamente tomado por el cliente y no habrá derecho a nueva re-programación del personal y equipos para dicho evento. En caso de que el cambio de fecha de evento implique que nuestra empresa incurra en gastos adicionales como lo es; re-programar/cancelar pasajes aéreos, reservas de hoteles, transporte adicional, bodegaje para el almacenamiento de equipos, alojamiento, alimentación, etc., estos deberán ser cubiertos en su totalidad por el cliente, para lo cual nuestra empresa notificará de inmediato los gastos incurridos los cuales deberán ser pagados inmediatamente por el cliente.
11. Viáticos: Los gastos de transporte, viáticos, alojamiento, y demás necesarios que se originen por la prestación del servicio  corren por cuenta en su totalidad, por el cliente.
12. Costo por hora/día adicional: Habrá costo adicional por las horas/días extras consumidas durante el evento, que se cobraran a la tarifa vigente establecida por la empresa.

1. En caso de evento/conferencia para una empresa, se requiere orden de compra: Con la reserva y pago del 50% inicial el cliente deberá enviar una orden de compra firmada y sellada donde establezca las condiciones y generalidades de contratación del servicio y la garantía del pago del 50% restante tras la finalización del evento.
2. Contrato de prestación de servicios: Se requiere la firma de un contrato de prestación de servicios si la prestación del servicio supera más de un día, o si el monto total de la cotización es superior a dos millones de pesos mcte., de otra manera, el cliente deberá pagar el 100% anticipado con la reserva del servicio. En caso de implementar contrato de prestación de servicios este será enviado vía email para su verificación y posterior suscripción del mismo entre las partes.

A fin de otorgar un financiamiento (según aplique) por la prestación del servicio, se deben cumplir los siguientes requisitos:

1. Tener en cuenta que la condición de pago que maneja UPC GROUP SAS., es de (15-30) días, contados a partir de la fecha en la cual se radica la factura en las oficinas de la Empresa usuaria o cliente y después de entregado el trabajo realizado.
2. La empresa usuaria o cliente debe anexas y/o remitir los siguientes documentos:
3. Orden de compra especificando: a) el Numero de consecutivo, b) datos relevantes de la empresa que solicita el servicio o producto, c) código de proveedor debidamente inscrito (según aplique), d) descripción del producto o servicio a comprar, e) código del producto o servicio a comprar, f) cantidad, g) valor unitario, h) valor total, i) condiciones y/o tiempos de entrega, j) condiciones de pago, i) presupuesto aprobado por la empresa usuario para comprar el producto o servicio, k) firma del comprador y/o firma autorizada del funcionario que da autorización o emite la orden de compra. (La orden de compra deberá ser verificada por UPC GROUP SAS., por la vía telefónica con el área encargada (tesorería) de la empresa usuaria/cliente.
4. Carta del Representante Legal autorización e indicando las personas autorizadas para efectuar negociaciones en su nombre y/o para generar órdenes de compra, dichas personas con su número de identificación.
5. RUT actualizado
6. Certificado de Cámara de Comercio No mayor a 30 días.
7. Fotocopia del documento de identificación del representante legal.
8. Formulario de conocimiento de cliente debidamente diligenciado por la empresa usuaria (suministrado por UPC GROUP SAS.)
9. Firma de contrato de prestación de servicios entre las dos partes; si se considera que el proveedor de servicios UPC GROUP SAS., será un proveedor recurrente de la empresa usuaria o cliente, y/o si la prestación de servicios asciende a una suma igual o superior de $2.000.000 mensual o por proyecto. De otra manera, el cliente deberá pagar el 100% anticipado para dar inicio al proyecto/traducción. En caso de implementar contrato de prestación de servicios este será enviado vía email para su verificación y posterior suscripción del mismo entre las partes.
10. El contrato de prestación de servicios entre otros aspectos establece: a) Forma de pago, condiciones de pago y plazos de pago, b) Objeto y naturaleza del servicio, c) Procedimiento para el desarrollo del servicio, d) Garantías del proveedor, e) Termino de duración, f) prorrogas, g) Precios de los servicios, h) Confidencialidad, i) procedimiento a seguir en eventos de caso fortuito o fuerza mayor.