Apostilla y Legalización de documentos
Antes de apostillar / legalizar un documento tenga en cuenta lo siguiente:
Para apostillar un documento, el país donde será presentado DEBE FORMAR PARTE de la Convención de la Haya.
Si el país de destino NO FORMA PARTE de la Convención de la Haya, el proceso que se usa es el de la Legalización.
El Ministerio de Relaciones Exteriores únicamente apostilla y/o legaliza documentos expedidos por autoridades Colombianas.
Documentos expedidos en otro país no se apostillan ni se legalizan en Colombia.
El documento debe cumplir con los requisitos exigidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores, (para mayor información consulte a uno de nuestros asesores)
El documento debe tener fecha de expedición, preferiblemente no mayor a 30 días, de otra manera, es posible que sea rechazado por el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Los documentos a apostillar deben ser originales, y deben contar con la firma de la autoridad competente previamente registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Un documento que ha sido apostillado no requiere de trámites ni legalizaciones posteriores para que sea válido en cualquiera de los países partes del Convenio de La Haya.
Si el país al cual se va a presentar el documento lo requiere, la traducción del documento original apostillado también se apostilla.
Antes de apostillar y de acuerdo con el tipo de documento, se deben obtener las firmas y/o sellos correspondientes requeridos por el Ministerio de Relaciones Ext.
¿Que es una apostilla?
Es la legalización o autenticación de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento mas no se certifica ni revisa su contenido. Dicho documento el cual tendrá efectos legales en el exterior, ante un país que forma parte de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961 (Ver Países) la autenticidad puede verificarse mediante el registro electrónico, del cual los Estados Parte de Convenio están informados.
Esta certificación proviene del Convenio de La Haya del 5 de octubre de 1961, también conocida como la Convención de la Apostilla, para la Abolición del Requisito de la Legalización para los Documentos Públicos Extranjeros. La apostilla sólo presenta validez entre los países firmantes de este tratado, por lo que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece a él, entonces será necesaria la legalización diplomática
La apostilla también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
¿Que es la legalización?
Consiste en reconocer la firma de funcionario público en ejercicio de sus funciones previo registro en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento surja efectos legales en países que NO FORMAN parte de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961 (Ver Países)
La legalización también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Servicio de apostilla y legalización
Contamos con personal disponible para realizar el trámite de apostilla o legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o ante un Consulado Colombiano en el exterior, dicho trámite se realiza por documento indiferente al número de paginas que este contenga y sean originadas en la expedición del mismo. El precio incluye trámite, servicio y envió al usuario (del certificado de apostilla o legalización) terminado el tramite. Comuníquese con uno de nuestros asesores para consultar los precios de dicho trámite y servicio.
En caso de solicitar el servicio de trámite de apostilla o legalización a través nuestra empresa, deberá presentar (según el caso) el documento original en cualquiera de nuestras oficinas o podrá enviarlos escaneados vía email y consultar con uno de nuestros asesores los requisitos exigidos para apostillar o legalizar dicho documento.
Costo de trámite de apostilla o legalización de un documento
El precio por el trámite de cada apostilla o legalización es: $55.000 COP.
El tramite dura aproximadamente de uno a dos días hábiles.
Es importante que el cliente envíe los documentos originales a nuestra oficina para la realización del trámite.
Adicionalmente, tenga en cuenta que el documento debe cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores para ser Apostillado o legalizado. Por favor consulte con uno de nuestros asesores si su documento cumple con los requisitos para ser apostillado o legalizado.
Trámites ante los siguientes organismos
Notarias
Embajadas
Ministerio de Educación Nacional
Secretarías de Educación
Registraduria Nacional.
Superintendencia de Industria y Comercio
Superintendencia de Notariado y Registro
Arquidiócesis de las diversas ciudades donde UPC hace presencia
Nunciatura Apostólica
Dirección Administrativa de la Carrera Judicial
Junta Central de Contadores
Consejo Nacional Profesional de Ingenieros
Procuraduría General de la Nación
Contraloría General de la República
Departamento Administrativo de Seguridad D.A.S.
SENA
ICFES
ICETEX
Entre otros (ministerios, entidades públicas, y secretarías)
Servicio de trámite de documentos
Contamos con personal disponible para realizar el trámite o gestión de cualquier documento público, en Bogotá, Cali o Medellín y dicho trámite se realiza por documento o por gestión sin importar el número de hojas que este contenga y sean originadas en la expedición del mismo. El precio incluye trámite, servicio y reenvió al usuario terminado el trámite. Comuníquese con uno de nuestros asesores para consultar los precios de dicho trámite y servicio si requiere ampliar la información.
En caso de solicitar el servicio de trámite de documentos a través nuestra empresa, deberá presentar el documento original en cualquiera de nuestras oficinas, y consultar con uno de nuestros asesores los requisitos exigidos para dicho documento.
Precios para realizar un trámite o gestión documental - precios a nivel nacional - (Medellín, Bogotá y Cali)
| Precio por trámite | Empresas(valor unitario por documento) Valor sin IVA | Personas naturales(valor unitario por documento) |
| 1 Tramite/gestión de documentos | $53.500 | $50.000 |
| 2 Tramites/gestiones de documentos | $50.500 | $45.000 |
| 3-5 Tramites/gestiones de documentos | $47.000 | $42.000 |
| 6-10 Tramites/gestiones de documentos | $40.600 | $38.000 |
| 11-15 Tramites/gestiones de documentos | $38.550 | $35.000 |
| 16-20 Tramites/gestiones de documentos | $37.700 | $32.000 |
Condiciones generales
- Los costos adicionales que surjan, (viáticos, transporte adicional, pagos adicionales ante entidades) correrán por parte del cliente.
- Los gastos de envío tendrán costo adicional. (mensajería nacional o local).
- Los costos adicionales de trámites que requieran las entidades para poder legalizar o apostillar un documento, correrán por cuenta del cliente.
- Nuestra empresa no se hace responsable si el documento a tramitar es rechazado, o si el trámite no se puede llevar a cabo por situaciones ajenas a la voluntad de nuestra empresa, o por inconsistencias o errores en el documento, ausencia de firmas y sellos requeridos por la entidad donde se presenta el documento para su respectivo tramite.
- Por lo anterior, no se hacen devoluciones una vez llevado a cabo el servicio, en caso de rechazo del documento presentado ante la entidad competente, a razón de que nuestra empresa para dicho momento ya habrá incurrido en gastos y costos de tramites y mensajería, etc.
- En caso de rechazo del documento para su respectiva legalización o apostilla ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o Consulado Colombiano (o cualquier trámite ante cualquier entidad pública), nuestra empresa solo hará la devolución únicamente del monto no pagado ante dicha entidad pública, (según la tarifa vigente por el Ministerio de Relaciones Exteriores o Consulado Colombiano) y se apropiará el costo del servicio prestado y gastos administrativos, a razón de los gastos incurridos por el envío de personal; mensajeros/tramitadores.
El precio del trámite, incluye:
- Gastos de mensajería local para llevar el documento ante la entidad competente
- Pago del mensajero/tramitador que hace el trámite/gestión
- Transporte del mensajero/tramitador que hace el tramite/gestión, o gastos administrativos según aplique.
- El Pago de la respectiva apostilla/legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores (o pago del respectivo tramite según aplique)
NOTA: No incluye costos adicionales de trámites adicionales que requieran las entidades para poder legalizar o apostillar un documento, los cuales correrán por cuenta del cliente. Tampoco incluye costos de envió de documentos a nivel nacional.