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POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE UPC GROUP SAS

UPC Group Bogotá: Autopista norte # 167 A 27 Piso 2, Bogotá, Colombia
UPC Group Medellín: Cra. 38 No 9A – 26 Oficina 404, Edificio Centro Ejecutivo Parque Lleras, Medellín, Colombia

www.upcgroup.com.co

UPC Group SAS., sociedad con domicilio principal en la dirección Autopista norte # 167 A 27 Piso 2, Bogotá, Colombia, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes, usuarios, colaboradores, proveedores, accionistas, aliados y en general de todos sus grupos de interés respecto de los cuales ejerce tratamiento de información personal, por lo que en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales, adoptó la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

Normativa aplicable

A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento UPC Group SAS., está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y Gestión de Datos Personales de UPC Group SAS.

Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
Ley Estatutaria 1266 de 2008
Ley 1273 de 2009
Ley Estatutaria 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Decreto 886 de 2014
Decreto 1074 de 2015
Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

Contexto

UPC Group SAS., responsable desde su actuar y guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.

En este sentido, la Ley 1266 de 2008, estableció un régimen especial de protección de los datos personales relacionado con el tratamiento de comerciales, de servicios y los provenientes de terceros países.

Por su parte, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.

Alcance

UPC Group SAS., como responsable del tratamiento velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

En esta Política se describen los lineamientos que se llevarán a cabo para proteger los datos personales de los titulares de la información y realizar un debido tratamiento de estos.

El tratamiento que se realice por parte de UPC Group SAS., se basará en la autorización otorgada por el titular o consumidor en el momento en que este apruebe la compra del servicio o producto y/o con la realización del pago inicial o total de la cotización respectiva enviada por UPC Group SAS., y dicho titular tomará en cuenta las finalidades expresamente informadas.

El tratamiento de datos es necesario para la ejecución de la prestación de servicios, a petición de un Cliente o Consumidor. En este sentido, el Cliente o Consumidor autoriza y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales como resultado de la relación contractual, objeto del contrato de prestación de servicios que se ha de perfeccionar con el acuerdo de pago del Consumidor. Por lo tanto, el cliente/consumidor acepta y autoriza que sus datos personales serán tratados por nuestra empresa conforme a lo previsto en esta política de tratamiento y protección de datos personales y/o política de privacidad publicada en este sitio web.

Así mismo, UPC Group SAS., en desarrollo de su actividad y gestión, y con el fin de brindar colaboración empresarial entre las empresas del grupo, durante la ejecución de sus actividades podrá efectuar el tratamiento de datos personales de forma conjunta con las entidades que pertenezcan o llegaren a pertenecer a UPC Group SAS., o a quien represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, o cualquier calidad frente a los titulares de la información.

Se entenderán que son parte de UPC Group SAS., y las entidades que pertenezcan o puedan llegar a pertenecer al Grupo de acuerdo con la ley, sus filiales y/o subsidiarias, o las entidades en las cuales estas, directa o indirectamente, tengan participación accionaria o sean asociados, domiciliadas en Colombia y/o en el exterior.

Destinarios

La presente política, está dirigida a nuestros clientes o consumidores, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados y en general nuestros grupos de interés sobre los cuales UPC Group SAS., realiza tratamiento de información personal.

Definiciones

Se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para efectos de la presente política:

Autorización:es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, dicho consentimiento se establece inicialmente en cada cotización enviada por UPC Group SAS., y solicitada por el cliente o consumidor en la cual se le informa a dicho cliente o consumidor que el tratamiento de datos es necesario para la ejecución de la prestación de servicios, llevado a cabo a petición de un Cliente o Consumidor. Por lo tanto, si el Consumidor y/o Cliente no acepta o no está de acuerdo con los términos y condiciones de la respectiva cotización que se le ha enviado, que constituye un Contrato de prestación de servicios el cual inicia con el acuerdo de pago del consumidor; entonces se le solicita a dicho consumidor abstenerse de realizar pago alguno por dicha cotización o no contratar dichos servicios. Por lo tanto, la realización del pago constituye su aceptación y acuerdo para dar inicio a la prestación del servicio conforme a estas condiciones entendiéndose que dicho tratamiento de datos personales es necesario para llevar a cabo la prestación de servicios personalizados por parte de UPC Group SAS.
Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos de UPC Group SAS. Dicho aviso de privacidad se pone en conocimiento del consumidor en cada cotización solicitada por dicho consumidor, específicamente en la sección Autorización para el tratamiento de datos personales de la respectiva cotización enviada.
Base de Datos:conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Causahabiente:es la persona que ha sucedido a otra, en razón a su fallecimiento (también se pueden entender como herederos o legatarios).
Dato Personal:cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
Dato Privado:es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
Dato Semiprivado:es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
Dato Sensible:es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
Encargado del Tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del Tratamiento:persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Para UPC Group SAS., serán titulares de la información los clientes o consumidores, usuarios, colaboradores, proveedores, aliados, accionistas, visitantes, nuestros grupos de interés y cualquier otra persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento por UPC Group SAS., ya sea directa o indirectamente.
Transferencia de datos:tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión de Datos:tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el objeto de que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Principios Rectores del Tratamiento De Datos Personales

UPC Group SAS., se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: UPC Group SAS., es consciente de que el tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: UPC Group SAS., tratará los datos con una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
Principio de libertad: UPC Group SAS., tratará los datos sólo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
Principio de veracidad o calidad:la información que sea objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En UPC Group SAS., está prohibido el tratamiento de datos fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: UPC Group SAS., conoce que los titulares de la información tienen derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida:el tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, UPC Group SAS., no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de seguridad:UPC Group SAS., manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Autorizaciones

UPC Group SAS., solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

En virtud de su naturaleza y objeto social, UPC Group SAS., recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

La autorización que le otorgan los titulares de la información a UPC Group SAS., permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: ofrecer y suministrar información de los productos y servicios, así como consultar, reportar y actualizar sus datos ante los operadores de información y riesgo; actualizar las relaciones contractuales vigentes y dar cumplimiento a las obligaciones pactadas, entre otras (ver numeral VIII de finalidades).

UPC Group SAS., conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

Conozca la autorización para el tratamiento de información personal que aceptan nuestros clientes al momento del acuerdo de pago para la ejecución de prestación de servicios personalizados por parte UPC Group SAS., en la sección de nuestro sitio web denominada Autorización para tratamiento de datos personales.

Así mismo, en UPC Group SAS., cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:

Datos sensibles

Para el tratamiento de datos sensibles, UPC Group SAS., informará al titular de los datos lo siguiente:

Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.

Datos de niños, niñas y adolescentes.

UPC Group SAS., se asegurará que el tratamiento de este tipo de datos se realice de conformidad con los derechos de los niños, niñas y adolescentes. En este sentido, se protegerá su carácter especial y velará por el respeto de sus derechos fundamentales, de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley 1581 de 2012, y en los artículos 6 y 12 del Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

Para efectos de cumplir lo anterior, UPC Group SAS., actuará de conformidad con lo siguiente:

Se solicitará autorización del representante legal del niño, niña o adolescente previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, a efectos de realizar el tratamiento de sus datos personales.
Se informará el carácter facultativo de responder preguntas acerca de los datos de los niños, niñas o adolescentes.
Se informará de forma explícita y previa cuáles son los datos objeto de tratamiento y la finalidad de este.

UPC Group SAS., informa a todos sus grupos de interés que, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización del titular no será necesaria cuando se trate de: (1) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, (2) datos de naturaleza pública, (3) casos de urgencia médica o sanitaria, (4) tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y (5) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Finalidades

Las siguientes son las principales finalidades con las que UPC Group SAS., realiza el tratamiento de la información personal:

En desarrollo de la prestación de servicios personalizados de traducción

Verificación en internet de la autenticidad de una traducción oficial/certificada por parte de la entidad, organismo o persona receptora: El Cliente o Consumidor entiende que uno de los servicios personalizados que presta UPC Group SAS., a través de la marca UPC CONSULTANTS AGENCIA DE TRADUCCIONES, es la traducción oficial de documentos, por lo tanto, el cliente o consumidor acepta y autoriza que la autenticidad y emisión de una traducción Oficial / Certificada así como la verificación del (los) documentos originales presentados por el cliente – consumidor para su traducción, pueda ser verificada por la entidad, organismo o persona receptora de la traducción a través del sitio web https://www.upc-documents.com, mediante un código/contraseña de verificación único y restringido establecido por el Proveedor – UPC Group SAS., e impreso en cada traducción oficial. La verificación de autenticidad para la entidad, organismo o persona receptora de la traducción oficial estará disponible por 90 días contados a partir de la fecha de traducción oficial. Esta condición no aplica para traducciones no oficiales. El Cliente o Consumidor autoriza y otorga su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales, específicamente autoriza a UPC Group SAS., para montar en el sitio web www.upc-documents.com para su verificación los documentos originales y traducciones salientes, con el fin de evitar la adulteración y falsificación de documentos y permitir la verificación de autenticidad en línea de las traducciones emitidas por UPC Group SAS., como parte de la cadena de legalización de documentos colombianos que deban surtir efectos legales en el exterior o a nivel nacional, de conformidad con la Resolución del Ministerio de Relaciones Exteriores 1959 de Agosto 2020, lo anterior, como resultado de la relación contractual, objeto del contrato de prestación de servicios que se ha de perfeccionar con el acuerdo de pago del Consumidor.

Adicionalmente, otras finalidades son las siguientes:

Clientes y/o usuarios

Conocer su comportamiento comercial y el cumplimiento de sus obligaciones legales.
Realizar todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información del cliente.
Validar y verificar la identidad del cliente para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para compartir la información con diversos actores del mercado.
Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del cliente y los avances tecnológicos.
Recibir información por parte de UPC Group SAS., respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios tanto propios como de terceros, y demás comunicaciones necesarias para mantener comunicado y enterado al cliente mediante: llamada telefónica, mensaje de texto, correo electrónico, Facebook, Twitter, Instagram o cualquier red social de integración o mensajería instantánea, entre otros.
Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera, ya sea directamente o mediante un tercero contratado para tal función.
Realizar una adecuada prestación y administración de los servicios, incluyendo la gestión de cobranza.
Suministrar información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole.
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera incluyendo contactar al cliente para estos fines.
Conocer el estado de las operaciones (activas, pasivas o de cualquier naturaleza) o las que en el futuro llegue a celebrar el cliente con cualquier entidad de UPC Group SAS., con otras entidades comerciales, con cualquier agente o sujeto, operador de información, administrador de bases de datos o cualquier otra entidad similar que en un futuro se establezca y que tenga por objeto cualquiera de las anteriores actividades.
Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como detectar el fraude, corrupción, y otras actividades ilegales.
Realizar, validar, autorizar o verificar transacciones, incluyendo, cuando sea requerido, la consulta y reproducción de datos sensibles tales como la huella digital, imagen o voz, entre otros.
Realizar encuestas de satisfacción concerniente a los servicios prestados por UPC Group SAS.
Consultar multas y sanciones ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales o bases de datos públicas que tengan como función la administración de datos de esta naturaleza.

Proveedores y aliados

La información solicitada al proveedor o aliado podrá incluir información de la persona natural o jurídica según corresponda. Así mismo, es posible que se solicite información de los empleados del proveedor o aliado que se encuentren dedicados a cumplir alguna función o relación con UPC Group SAS., que por la labor desempeñada requieran acceso a las instalaciones, a los aplicativos y/o sistemas u otros de la organización.
Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con la Organización, generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticos, entre otros.
Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados en relación con la operación de UPC Group SAS.
Gestionar y fortalecer las relaciones contractuales con el proveedor o aliado, permitiendo un mayor control en las obligaciones asumidas por las partes.
Revisar y evaluar los resultados del proveedor o aliado, con el fin de fortalecer los procesos de contratación dentro de UPC Group SAS.
Ofrecer y prestar productos o servicios a través de cualquier medio o canal de acuerdo con el perfil del proveedor o aliado, y de acuerdo con los avances tecnológicos.
Efectuar análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, interbancaria y financiera a partir de los resultados del proveedor o aliado.

Aspirantes y colaboradores

La información que UPC Group SAS., recolecta de aspirantes o candidatos a cargos dentro de la organización es tratada con la finalidad de realizar la evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante.

El tratamiento de la información personal de nuestros colaboradores tiene como finalidad la gestión de las relaciones laborales existentes con éstos, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por la organización. Entre las cuales resaltamos las siguientes:

Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador, y a las actividades propias de su objeto social principal y conexo, las cuales pueden ser realizadas directamente o con el apoyo de terceros con los que se compartirá su información para los fines relacionados con el objeto del contrato.
Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) nacionales o extranjeras cuando la solicitud se base en razones legales, procesales, y/o tributarias.
Acceso y autorización de los beneficios establecidos por el empleador, según los requisitos definidos en cada caso.
Consulta de sus datos en las listas internas de control, en cumplimiento de las normas nacionales y políticas internas asociadas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, así como el cumplimiento con estándares de ética e integridad establecidos por UPC Group SAS.
Para entregar su información a los fondos de empleados y fondos mutuos de inversión a los cuales ha autorizado para conocer la misma.

Tratándose de excolaboradores, UPC Group SAS., almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana, o en virtud de los servicios que en virtud de la relación puedan llegar a prestarse, al igual que, proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el excolaborador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.

Accionistas

La información y los datos personales de los accionistas, incluida información personal, de contacto, así como la información y documentación suministrada a través de canales virtuales, canal telefónico, correo electrónico y actualizaciones de información serán recolectados, consultados, actualizados, modificados y procesados directamente por UPC Group SAS., y/o por los terceros designados por éste, para los siguientes fines:

Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su calidad de Emisor y Depositante respectivamente.
Realizar las actividades de administración integral del libro de registro de accionistas.
Brindar la información relacionada con trámites, quejas y solicitudes de los accionistas.
Dar acceso a la información a las autoridades judiciales o administrativas que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
Administrar el riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y de corrupción.
El cumplimiento de las actividades y fines necesarios de la relación emisor – accionistas.

Acceso a edificios, vigilancia y seguridad de las instalaciones

Contar con información de cada uno de los empleados, del personal Outsourcing que labora al servicio de UPC Group SAS., y de los visitantes que ingresen a los edificios de Dirección General o demás instalaciones de la organización.
Controlar e identificar el acceso a las sedes administrativas de Dirección General.
Mantener la seguridad y control de accesos a los edificios, sucursales y otras instalaciones.

UPC Group SAS., les informa a todos los titulares que los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad de las sedes administrativas, edificios, sucursales y otras instalaciones, que sean suministrados en documentos del personal de seguridad, y los datos obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de UPC Group SAS., se utilizan con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.

Duración del tratamiento de los datos

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por UPC Group SAS., durante el termino contractual en el que el titular de la información tenga el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley.

Derechos del titular

Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por UPC Group SAS., podrán:

Conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar sus datos personales y ser informados del tratamiento que UPC Group SAS., realiza sobre los datos personales.
Presentar solicitudes y reclamos relacionados con la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
Solicitar revocatoria de la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de determinarse que UPC Group SAS., presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de UPC Group SAS.

En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:

Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Deberes de UPC Group SAS.

UPC Group SAS., como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se compromete a:

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable UPC Group SAS., cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por UPC Group SAS., o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, UPC Group SAS., deberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por UPC Group SAS.
Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Atención de consultas, quejas y reclamos

Los titulares de la información cuando requieran realizar alguna consulta, queja o reclamo podrán hacer uso de:

Consultas

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de UPC Group SAS.

De acuerdo con lo anterior, UPC Group SAS., garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.

Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por UPC Group SAS.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Reclamos

Corrección, actualización, supresión y revocatoria

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de UPC Group SAS., deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo con los requisitos del artículo 15 de la misma ley.

Requisitos para presentar un reclamo:

Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
Describir el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.

En todo caso, si el reclamo está incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, UPC Group SAS., entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando UPC Group SAS., no sea la entidad competente para resolver el reclamo presentado, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles, y se informará de dicha situación al interesado.

En el caso que el reclamo sea recibido completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda permanecerá hasta que el reclamo sea resuelto y se ajustará de acuerdo con los procedimientos internos.

Ahora bien, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante UPC Group SAS., como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Supresión de la información

En caso de solicitar la supresión de toda o parte de su información personal deberá tener en cuenta que UPC Group SAS., analizará el requerimiento realizado. Sin embargo, no procederá la supresión de la información en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra UPC Group SAS.

Revocatoria de la autorización

En caso de solicitar la revocatoria de la autorización de sus datos personales, UPC Group SAS., analizará el requerimiento realizado y comunicará al titular si esta revocatoria procede.

No obstante, no procederá la revocatoria de la autorización en caso de que el titular tenga algún deber legal o contractual de permanecer en la base de datos que administra UPC Group SAS.

Las consultas y reclamaciones presentadas se tramitarán de acuerdo con los procesos y procedimientos internos.

Canales de atención de consultas, quejas y reclamos respecto a Datos personales

UPC Group SAS., tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.

Sucursales físicas:los titulares de la información pueden acercarse a cualquiera de las sucursales de UPC Group SAS., y presentar su solicitud dentro de los términos establecidos por la ley.
Sucursal telefónica:para realizar una reclamación acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden comunicarse a los datos de contacto de la parte superior de nuestro sitio web.
Página web:En la página web oficial, a través del botón de chat de WhatsApp, formulario de contacto, o vía email el titular de la información puede conectarse con nuestra organización. Además, se puede diligenciar el formato virtual de contacto que allí se encuentra, incluso para sugerencias, felicitaciones o solicitudes de información.
Así mismo, tenemos canales de radicación como a través de Redes sociales – Facebook.

Otros canales de comunicación

La Súper Intendencia De Industria Y Comercio de Colombia está atenta a resolver cualquier inquietud y colaborar con las necesidades de los consumidores de conformidad con los requerimientos previstos para el acceso y tipo de solicitud.

Transferencia y transmisión de datos personales

Eventualmente UPC Group SAS., como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia o transmisión nacional o internacional de datos.

UPC Group SAS., está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del país receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique) y suscribir contrato de transferencia u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

En virtud de esta relación de intercambio, UPC Group SAS., ha adoptado diversos lineamientos para la relación con terceros, con el fin de proteger la información objeto de esta actividad.

En aras de proteger la información, UPC Group SAS., verificará si la Superintendencia de Industria y Comercio ha incluido al país respectivo en la lista de países que ofrecen un nivel adecuado de protección de datos o revisará la normativa vigente en el país receptor de la información, para determinar si se cuenta con las condiciones idóneas para garantizar niveles adecuados de seguridad para la información objeto de transmisión o transferencia.

Relacionamiento con terceros y/o encargados

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, UPC Group SAS., velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

En atención a lo anterior, UPC Group SAS., sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En este sentido, UPC Group SAS., podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales. De tal forma que se podrá solicitar una revisión y supervisión de forma eventual o periódica, del cumplimiento de los requisitos legales y/o contractuales, mediante evidencias o soportes de la gestión realizada, realizar visitas a las instalaciones del tercero, entre otras actividades que podrán coordinarse para validar el cumplimiento.

Cookies

UPC Group SAS., en aras de mejorar su servicio en el sitio web y los aplicativos digitales, utiliza cookies propias y de terceros con el fin de optimizar la experiencia de nuestros clientes y usuarios, monitorear información estadística, presentar contenidos y publicidad relacionados con las preferencias de los usuarios cuando naveguen por nuestro sitio web, plataformas y/o aplicativos tecnológicos y/o digitales.

La información que se recopila mediante las cookies se encuentra cifrada y no será utilizada para identificar y/o revelar la información del usuario.

Para más información sobre el uso de las cookies en el sitio web y los aplicativos digitales, pueden consultar las políticas que sobre cookies ha establecido o llegue a establecer UPC Group SAS.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su aprobación.

Vigencia: Enero 01 de 2020.

Políticas y lineamientos complementarios y modificaciones de la presente política

En virtud, de la presente política, UPC Group SAS., podrá desarrollar políticas sobre aspectos específicos (por ejemplo, política de cookies), así como lineamientos, directrices y circulares orientados a su implementación, siempre que sean consistentes con el marco normativo y esta política.

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en esta misma página web o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

AUTORIZACIÓN PARA ADMINISTRACIÓN DE DATOS PERSONALES

Las ENTIDADES UPC GROUP SAS., me han informado que los datos personales y documentos que he aportado y suministrado para efectos de llevar a cabo (entre otros servicios) la prestación de servicios de traducción, serán utilizados y conocidos por Las ENTIDADES UPC GROUP SAS., para los fines propios de la relación comercial, en virtud del contrato de prestación de servicios personalizados (servicios personalizados pedagógicos, servicios personalizados de traducción, tramites de apostillas, legalizaciones, autenticaciones ante notaria, etc.) que he aceptado para dar inicio derivado del acuerdo de pago que he realizado o como consecuencia de la aprobación de la compra y/o con la realización del pago inicial o total que ya realice correspondiente a la cotización que me ha enviado Las ENTIDADES UPC GROUP SAS.

Autorizo en forma permanente a las ENTIDADES UPC GROUP SAS., o a quienes representen sus derechos u ostenten en el futuro la calidad de acreedor, cesionario, proveedor de servicios o productos, o cualquier calidad frente a mi o frente a la persona que represento, como titulares de la información, en adelante LAS ENTIDADES y en virtud de la Solicitud Única de Grupo, para que realicen los tratamientos que se indican a continuación, por considerarse necesarios e inherentes para el cumplimiento de la ley, el funcionamiento de la operación o prestación de servicios, el ofrecimiento y administración de productos y/o servicios, entre otros:

Autorizaciones necesarias para el desarrollo de la actividad comercial de LAS ENTIDADES. LAS ENTIDADES están autorizadas para que:

Soliciten, almacenen, consulten, compartan, informen, reporten, rectifiquen, procesen, modifiquen, actualicen, aclaren, retiren o divulguen o específicamente para verificación de autenticidad en línea de documentos suministrados por el cliente o consumidor, mediante código o contraseña restringida, ante operadores o entidades receptoras públicas o privadas de dicha información o documentos a las cuales el cliente o consumidor pretende presentar las traducciones oficiales realizadas por UPC Group SAS, o ante cualquier otra entidad que maneje o administre bases de datos en Colombia y en el exterior, todo lo referente a mi información y datos personales (presente, pasada y futura) o de mi representada, incluyendo los documentos por mi suministrados para la prestación de servicios, y aquella información relacionada con los derechos y obligaciones originados en virtud de cualquier contrato celebrado u operación que haya llegado o llegare a celebrar o realizar yo o la persona que represento, con cualquiera de ENTIDADES UPC GROUP SAS.
Accedan, recolecten, procesen, actualicen, conserven, compartan y destruyan mi información y documentación o la de la persona que represento, incluso cuando no se haya perfeccionado una relación contractual o después de finalizada la
Suministren, consulten, verifiquen y compartan la información financiera, comercial, crediticia mía o de mi representada y/o mis datos biométricos o de mi representada, con contratistas o cualquier otra entidad nacional o extranjera que preste servicios de verificación o análisis de administración de riesgo; y actualicen mi información o la de mi representada, de acuerdo con el análisis
Compilen y remitan a las autoridades competentes, incluyendo las fiscales y otros entes reguladores, nacionales o extranjeros, la información relacionada con la titularidad de los productos y servicios contratados o que llegare a contratar yo y/o mi representada; datos de contacto, y toda aquella información mía y/o de mi representada que reposare en la entidad que sea solicitada por las normas nacionales o
Consulten multas y sanciones a mi cargo o a cargo de mi representada ante las diferentes autoridades administrativas y judiciales.
Consulten, soliciten o verifiquen la información sobre mis activos, bienes o derechos míos o de mí representada en entidades públicas o privadas, o que conozcan personas naturales o jurídicas, o que se encuentren en buscadores públicos, redes sociales o publicaciones físicas o electrónicas, bien fuere en Colombia o en el exterior.
Compartan, transmitan, transfieran y divulguen información y documentación mía o de mí representada aquí suministrada y cualquier información necesaria y relacionada con la prestación de servicios de traducción, con las organizaciones o entidades a donde se pretenden presentar dichas traducciones realizadas por UPC Group SAS.
Consulten, soliciten o verifiquen mi información de ubicación o contacto o de mi representada en entidades públicas o
Llevar a cabo el proceso pedagógico de cursos de idiomas y demás objetivos educativos y académicos establecidos por las ENTIDADES UPC GROUP SAS.,
Informar de manera oportuna a los estudiantes sobre las actividades de las ENTIDADES UPC GROUP SAS., así como sobre los beneficios a los que pueden acceder, mediante las diferentes actividades y programas desplegados por las ENTIDADES UPC GROUP SAS.
Informar o invitar a los estudiantes y clientes a eventos, actividades, viajes y cursos.
Adelantar campañas de seguimiento y verificación de calidad en el servicio, encuestas de satisfacción, actualización de datos de información, campañas pedagógicas y servicios especiales.
Atender Preguntas Quejas y Reclamos – PQRs.
Atención de requerimientos de autoridades y suministrar información a entidades administrativas, judiciales y públicas autorizadas por la Ley.
Recaudar la información financiera de los estudiantes y clientes, para aquellos casos en que las ENTIDADES UPC GROUP SAS., otorgue créditos a sus estudiantes o clientes tenga que realizar cobros judiciales o extrajudiciales.
El envío de correspondencia, correos electrónicos, newsletters, contacto telefónico o cualquier otro método con sus estudiantes, clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas, actividades, cursos, viajes, eventos y convenios, en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo o estudios de mercado enfocados a su actividad educativa y cultural o para la prestación de servicios complementarios, aun cuando hayan culminado la prestación del servicio con las ENTIDADES UPC GROUP SAS.
Para el envío de correspondencia, correos electrónicos, comunicados, boletines virtuales, invitaciones o contacto telefónico de sus diferentes programas, actividades, cursos, viajes, eventos, servicios y convenios.
Manejo interno a efectos de registro de sus estudiantes, clientes o titulares, que se inscriben o participan en las diferentes actividades, cursos, viajes, eventos, servicios y convenios de las ENTIDADES UPC GROUP SAS.
Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus estudiantes o clientes cuando las ENTIDADES UPC GROUP SAS les otorga créditos o plazos para el pago de sus programas, inscripciones o la prestación de servicios.
Ejecución y/o cumplimiento de los contratos o convenios que tiene con terceros para la ejecución de sus actividades, cursos, viajes, eventos y convenios o la prestación de servicios.
Para compartir información con aliados educativos, académicos y comerciales, para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros estudiantes, clientes y afiliados.
Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas, convenios o contratos para fines académicos, educativos o comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro del objeto las ENTIDADES UPC GROUP SAS.
Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos.
Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento (datos de contacto de periodistas y autoridades).
Transferencia y transmisión de datos a terceros dentro y fuera de Colombia con quienes realice convenios o alianzas relacionadas con su objeto o sus actividades, o con quienes contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos.
Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia principalmente a Datacredito y Sifin.
Análisis de prospectos con fines académicos, educativos o comerciales.
Gestiones de cobranzas o de índole comercial.
Compartir con terceros aliados, proveedores y sociedades ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades propias del objeto social o comercial.
Las imágenes y registros efectuados por los equipos de video vigilancia serán utilizados exclusivamente para:

– a) La seguridad de las personas que nos visitan.

– b) Contar con la información para atender: Planes internos de emergencia en situaciones de riesgo. c) Para el desarrollo de los programas internos de nuestra institución en su beneficio. En ningún caso esta información será transferida ni transmitida a terceras personas, salvo que sea en cumplimiento de un deber legal.

Autorizaciones por la naturaleza del producto y/o servicio. LAS ENTIDADES están autorizadas para que:

A nivel nacional e internacional compartan, transmitan, transfieran y divulguen mi información y documentación y/o la de mi representada, siempre que por la naturaleza del producto o servicio adquirido se requiera este tratamiento, con las siguientes personas:

Quienes ofrezcan, presten o suministren bienes y servicios a LAS ENTIDADES para la adecuada prestación de sus productos o servicios; o a quienes en alianza ofrezcan productos o servicios que conllevan beneficios para mí y/o para mi representada en virtud de productos o servicios que he solicitado con LAS ENTIDADES; o a los subcontratistas con los cuales LAS ENTIDADES han celebrado convenios para la gestión de servicios;
Los terceros contratados por LAS ENTIDADES para la cobranza y/o que realizan investigación de bienes y derechos tanto míos como de mi representada;
Las entidades que realizan pagos de subsidios o beneficios a mi favor y/o de mi representada;
Los terceros contratados por LAS ENTIDADES o personas que, en virtud de cualquier relación contractual con dichos terceros, llevan a cabo los servicios.

Autorizaciones para fines comerciales, el ofrecimiento y administración de productos y/o servicios. LAS ENTIDADES están autorizadas para que:

Me contacten a mí o a mi representada vía telefónica, mensajería instantánea directamente o a través de sus proveedores, me envíen mensajes por cualquier medio, así como correos electrónicos y redes sociales.
Compartan mi información o la de mi representada con proveedores o Consulten, soliciten o verifiquen mi información de ubicación o contacto o la de mi representada en entidades públicas o privadas, en Colombia o en el exterior. Los anteriores tratamientos, además de considerar las finalidades antes señaladas, también consideran las siguientes: para que LAS ENTIDADES: (a) Realicen todas las gestiones necesarias tendientes a confirmar y actualizar la información mía o de mi representada; (c) Validen y verifiquen mi identidad o la de mi representada para el ofrecimiento y administración de productos y servicios, así mismo para que se compartan la información; (d) Establezcan, mantengan, terminen una relación contractual y actualicen mi información o la de mi representada; (e) Ofrezcan y presten sus productos o servicios a través de cualquier medio o canal para mi beneficio y el de mi representada y de acuerdo con el perfil de cada uno; (f) Realicen una adecuada prestación y administración de los servicios, incluyendo la gestión de cobranza; (g) Suministren información comercial, legal, de productos, de seguridad, de servicio o de cualquier otra índole; (h) Conozcan mi ubicación y datos de contacto o los de mi representada para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales; (i) Efectúen análisis e investigaciones comerciales, estadísticas, de riesgos, de mercado, incluyendo contactarme o contactar a mi representada para estos fines.

REVOCATORIAS. Sin perjuicio de las autorizaciones que he otorgado a LAS ENTIDADES para el tratamiento de datos personales, declaro que conozco el derecho que me asiste para revocar en los términos que prevé la ley, cualquiera de las siguientes autorizaciones: (i) envío de mensajes de texto para ofertas comerciales; (ii) envío de correos electrónicos para ofertas comerciales; (iii) oferta comercial por televentas de productos que no poseo en LAS ENTIDADES; y (iv) compartir información con terceros aliados para que estos ofrezcan sus productos, a través de los canales de LAS ENTIDADES.

Los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La vigencia de la base datos será la del periodo de tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento en cada base de datos o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, o cualquiera aplicable según la materia, con un plazo máximo de cincuenta años.

Le informamos que puede consultar la Política de Tratamiento de la Información de las ENTIDADES UPC GROUP SAS., en este sitio web en la sección política de privacidad contiene los lineamientos, directrices y procedimientos sobre el tratamiento de la información de terceros por parte de las ENTIDADES UPC GROUP SAS., y la forma de hacer efectivos sus derechos, consultas y solicitudes de supresión de datos. Así mismo podrá consultar allí cualquier actualización a dicha política. Las ENTIDADES UPC GROUP SAS., garantiza la confidencialidad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de mis datos y se reserva el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento.

Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita e informada, a las ENTIDADES UPC GROUP SAS., para tratar mis datos personales de acuerdo con su Política Interna de Tratamiento de Datos Personales y para los fines relacionados con su objeto social y, en especial para fines legales, contractuales, educativos, académicos, culturales y comerciales derivados de la prestación de servicios personalizados, descritos en las Políticas Internas de Tratamiento de Datos Personales de la Corporación.

La información objeto del Tratamiento de Datos Personales fue suministrada de forma voluntaria y es verídica.

ABC LEY 1581 DE 2012 PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

GENERALIDADES

La ley de protección de datos personales – Ley 1581 de 2012 – es una ley que complementa la regulación vigente para la protección del derecho fundamental que tienen todas las personas naturales a autorizar la información personal que es almacenada en bases de datos o archivos, así como su posterior actualización y rectificación. Esta ley se aplica a las bases de datos o archivos que contengan datos personales de personas naturales.

¿QUÉ ES UN DATO PERSONAL?

Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales que, dependiendo de su grado de utilización y acercamiento con la intimidad de las personas podrá ser pública, semiprivada o privada.

DATO PERSONAL PÚBLICO:Son aquellos datos personales que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del titular de la información. (Ej. Dirección, teléfono, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, datos sobre el estado civil de las personas, entre otros.)
DATO PERSONAL SEMIPRIVADO:Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. (Ej. Dato financiero y crediticio).
DATO PERSONAL PRIVADO:Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. (Ej. Nivel de escolaridad)

DATO PERSONAL SENSIBLE: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. NO puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente. (Ej. Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, relativos a la salud, entre otros.)

¿A CUALES DATOS NO SE APLICA LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?

No aplica a bases de datos o archivos que contengan:

Información de uso personal o doméstico.
Información que tiene por finalidad la seguridad y defensa nacional
Información que tiene por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
Información que tiene por finalidad de inteligencia y contrainteligencia.

¿LOS DATOS PERSONALES DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES TIENEN ALGUNA PROTECCIÓN ESPECIAL?

Si, los datos personales de los menores de edad tienen una especial protección y por lo tanto su tratamiento podrá realizarse siempre y cuando no se vulnere o se ponga en peligro alguno de sus derechos fundamentales y se busque la protección de sus intereses y su desarrollo armónico integral.

TITULARES DE LA INFORMACIÓN

¿QUIÉN ES EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES?

Todas las personas naturales son titulares de sus datos personales. En el caso de los menores de edad, sus representantes legales tendrán la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales.

¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES?

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar la prueba de su autorización para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado respecto del uso que se le da a sus datos personales.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos o archivos cuando el titular lo considere, siempre y cuando no se encuentren vigentes con la entidad o empresa, los servicios o productos que dieron origen a dicha autorización.
Presentar quejas ante la entidad administrativa encargada de la protección de los datos personales.

¿CÓMO DEBE SER LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES?

Debe ser previa, informada y expresa. Debe especificar la finalidad para la cual se busca la obtención de los datos personales.
La autorización puede obtenerse por cualquier medio escrito, físico o electrónico, que permita su consulta posterior.

¿EN QUÉ CASOS NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR?

Cuando se trata de datos personales públicos.
Cuando los datos personales son requeridos por una entidad pública en ejercicio de sus funciones.
Cuando se está frente a casos de urgencia médica o sanitaria.
Cuando son tratados para para fines históricos, estadísticos o científicos.
Cuando el dato se relaciona con información contenida en el registro civil.

El texto de la Autorización para el tratamiento de los datos personales que lo requieren, se encuentra disponible en el formato de Autorización tratamiento de datos personales, de esta sección.

RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

El Responsable del tratamiento de los datos personales es una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos. El Encargado es el que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable.

En el caso concreto, la empresa es la entidad Responsable de tratamiento de los datos personales y los Encargados de su tratamiento son los terceros que realizan tal actividad por cuenta de la empresa.

¿QUE INFORMACIÓN DEBE INDICAR EL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES AL TITULAR?

Debe indicar la finalidad con la que es recaudado el dato personal.
Los derechos del titular.
Los medios por los cuales el titular puede ejercer sus derechos.
La No obligatoriedad de suministro de los datos personales que requieran autorización.

Toda la información se encuentra claramente descrita en el Aviso de Privacidad, disponible en esta sección.

¿CUÁLES SON LOS DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y/O ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES?

Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales.
Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
Cumplir instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.

¿SE PUEDEN TRANSFERIR DATOS PERSONALES A TERCEROS PAISES?

Sí, siempre y cuando los datos personales a transferir cumplan con los estándares fijados por la SIC.

En todo caso los datos personales podrán ser objeto de transferencia cuando:

Su titular lo haya autorizado expresamente.
La transferencia se haga por razones de interés médico.
Se trate de operaciones bancarias o bursátiles conforme a la legislación que les resulte aplicable.
La transferencia se encuentre enmarcada dentro de un Tratado Internacional en el cual Colombia es parte.
La transferencia se justifique en atención a la salvaguarda del interés público o a la defensa de un proceso judicial.

¿CUÁLES SON LAS ENTIDADES ADMINISTRATIVAS DE CONTROL A LA APLICACIÓN DE NORMAS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES?

La entidad administrativa encargada de velar por el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales.

El registro nacional de bases de datos es el directorio público administrado por la SIC en donde reposarán todas las bases de datos y archivos, con sus correspondientes Políticas de Tratamiento, sujetas a la aplicación de las normas sobre protección de datos personales.

¿CÓMO VA A ATENDER LA EMPRESA LAS CONSULTAS, SOLICITUDES Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN?

Los medios y canales dispuestos por nuestra empresa para la atención de consultas y reclamos son los mismos datos de contacto indicados en la parte superior del Inicio de nuestro sitio web.

Las consultas de los titulares de los datos serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por máximo cinco (5) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado por la empresa.

Los reclamos podrán ser presentados a la empresa acompañados de los soportes que el titular quiera hacer valer. Serán atendidos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por máximo ocho (8) días hábiles más, caso en el cual el titular será previamente informado por la empresa.

En caso de que el reclamo esté incompleto el Titular tendrá cinco (5) días hábiles para subsanar las fallas.
En el evento que haga falta información, si después de dos (2) meses de presentado el requerimiento, no se ha presentado la información requerida el reclamo se entenderá como desistido.

Teniendo presente que la entidad encargada de vigilar el cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales, se debe tener en cuenta que conforme a los lineamientos de ley establecidos, antes de acudir a dicha Superintendencia el titular debe tramitar inicialmente su reclamo con el nuestra empresa a través de los medios y canales dispuestos para tal fin.

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