Intérpretes

1. A fin de realizar una cotización formal, deberá suministrar todos los detalles del evento/conferencia, o matrimonio, mencionados anteriormente en la sección de intérpretes.
2. Condiciones y forma de pago (eventos y conferencias): Se debe realizar el pago del 50% del valor total con la reserva del servicio/traductores (previo a la prestación del servicio) y 50% restante al finalizar el evento, mediante consignación/transferencia bancaria en las siguientes cuentas bancarias según su ubicación o ciudad: a) Bogotá: ahorros Bancolombia # 229 5687 5823, b) Medellín: ahorros Bancolombia # 617 694 438 69,  c) Cali: ahorros Bancolombia # 829 8032 8585, / titular: UPC GROUP SAS. Nit: 900.127.245-9.
3. Para consignaciones fuera de las ciudades antes mencionadas, es necesario adicionar el valor de $12.000 por concepto de transacción nacional establecida por el banco.
4. Condiciones y forma de pago (matrimonios): Se debe realizar el pago del 100% previo a la prestación del servicio, mediante consignación/transferencia bancaria en la cuenta bancaria arriba mencionada, según la ciudad de ubicación.
5. Para consignaciones fuera de las ciudades antes mencionadas, es necesario adicionar el valor de $12.000 por concepto de transacción nacional establecida por el banco.
6. Fecha límite de reserva y vigencia (eventos/conferencias): La reserva y programación del (los) traductor(es)/interprete(es) así como los respectivos equipos para el evento se debe hacer por lo menos con mínimo de 15 días hábiles (tres semanas) de anterioridad al mismo. Por lo tanto, la reserva del servicio y pago del mismo (con el 50% inicial) se deberá hacer a más tardar en la fecha estipulada en cada cotización remitida por nuestra empresa.
7. Fecha límite de reserva y vigencia (matrimonios): La reserva y programación del traductor/interprete oficial para asistir su matrimonio se debe hacer con un mínimo de 10 días hábiles (dos semanas) de anterioridad al mismo, a fin de realizar el respectivo registro del traductor en la notaria donde se llevará a cabo el matrimonio, la verificación de documentos, así como el envió de documentación legal pertinente ante dicha notaria por parte de nuestra empresa. Por lo tanto, la reserva del servicio y pago del mismo se deberá hacer a más tardar en la fecha estipulada en cada cotización remitida por nuestra empresa.
8. Uso y destino del pago realizado: Los pagos realizados se destinarán para la asignación y reserva del personal (traductor(es) oficial(es) y equipos (según aplique) en la fecha pactada, por lo tanto, los dineros pagados no serán reembolsados por ningún motivo y se da por hecho que todos los términos y condiciones de esta cotización han sido aceptados y aprobados por el cliente. de igual manera, se aplica la misma condiciones en caso de asignación de traductor oficial para matrimonio civil, ya que con el pago inicial se inicia el trámite de registro del personal (traductor oficial) ante la notaria donde se llevara a cabo dicho matrimonio.
9. Confirmación de pagos: Para la respectiva confirmación del pago realizado deberá enviar el comprobante de consignación/transferencia escaneado al correo electrónico según la ciudad donde fue atendido su servicio: a) Bogotá: traducciones@upc-consultants.co b) Medellín: traducciones4@upc-consultants.co c) Cali: traducciones2@upc-consultants.co
10. Pagos en cheque: Los pagos realizados en cheque se entenderán abonados en la cuenta bancaria de UPC una vez dicho cheque se haga efectivo en la misma.
11. Modificación de fecha del evento/conferencia: En caso de cambio de fecha del evento, este debe ser comunicado con 3 días hábiles de anticipación al evento, para su posterior re-programación del personal y equipos asignados, de otra manera, se entenderá como un servicio debidamente tomado por el cliente y no habrá derecho a nueva re-programación del personal y equipos para dicho evento. En caso de que el cambio de fecha de evento implique que nuestra empresa incurra en gastos adicionales como lo es; re-programar/cancelar pasajes aéreos, reservas de hoteles, transporte adicional, bodegaje para el almacenamiento de equipos, alojamiento, alimentación, etc., estos deberán ser cubiertos en su totalidad por el cliente, para lo cual nuestra empresa notificara de inmediato los gastos incurridos los cuales deberán ser pagados inmediatamente por el cliente.
12. Modificación de fecha del matrimonio: En caso de cambio de fecha del evento/matrimonio, este debe ser comunicado con 3 días hábiles de anticipación para su posterior re-programación del traductor asignado, de lo contrario, se entenderá como un servicio debidamente tomado por el cliente y no habrá derecho a nueva re-programación del evento.
13. Viáticos: Los gastos de transporte, viáticos, alojamiento, y demás necesarios que se originen por la prestación del servicio  corren por cuenta en su totalidad, por el cliente.
14. Costo por hora/día adicional: Habrá costo adicional por las horas/días extras consumidas durante el evento, que se cobraran a la tarifa vigente establecida por la empresa.

Según la ley 962 de Julio 08 de 2005, art 33, “El documento que expidan las universidades en que conste la aprobación del examen correspondiente, esto es, el certificado de idoneidad para el ejercicio del oficio de traductor oficial, constituye la licencia para desempeñarse como traductor e intérprete oficial. Quienes a la fecha de entrada en vigencia de la presente ley hayan aprobado el examen para acreditar la calidad de traductor o intérprete oficial, y no hayan solicitado la licencia respectiva ante el Ministerio del Interior y de Justicia, se regirán por lo establecido en la presente ley.”  Por lo anterior, nos permitimos informar que según la nueva ley que regula esta materia, los actuales traductores oficiales (a partir de Julio 08 de 2005) solo cuentan con el certificado de idoneidad y el registro ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y dicho registro puede ser verificable por las notarias en la página de la cancillería, lo anterior, no impide a ningún traductor oficial registrado en virtud de esta ley, ejercer sus funciones como servidor público, y no puede ser motivo de rechazo por ninguna notaría a nivel nacional. Esto significa que aquellas personas que se hicieron traductores oficiales antes de la fecha de expedición de la dicha ley son los únicos que cuentan con una resolución expedida por el Ministerio del Interior y de Justicia. Nuestra empresa se limita únicamente al suministro del traductor oficial solicitado, cumpliendo con todas las leyes actuales colombianas y por lo tanto no se hace responsable por exigir el cumplimiento de leyes por parte de terceros (en este caso por parte de las notarías), toda vez que algunas notarias continúan exigiendo que los traductores oficiales actuales tengan una resolución del Ministerio del Interior y de Justicia, la cual ya fue abolida, derogada y no existe, y es responsabilidad del cliente informarle y exigirle a la notaria donde presento la solicitud de su matrimonio el cumplimiento de las leyes actuales, eximiendo de toda responsabilidad a nuestra empresa en caso de que se suministre un traductor oficial regulado por la nueva ley.

1. En caso de evento/conferencia para una empresa, se requiere orden de compra: Con la reserva y pago del 50% inicial el cliente deberá enviar una orden de compra firmada y sellada donde establezca las condiciones y generalidades de contratación del servicio.
2. Contrato de prestación de servicios: Se requiere la firma de un contrato de prestación de servicios si la prestación del servicio supera más de un día, o si el monto total de la cotización es superior a dos millones de pesos mcte., de otra manera, el cliente deberá pagar el 100% anticipado con la reserva del servicio. En caso de implementar contrato de prestación de servicios este será enviado vía email para su verificación y posterior suscripción del mismo entre las partes.
3. Temas del evento: con la reserva del servicio se debe suministrar los temas completos (en medio digital) de la conferencia/evento a fin de que sean estudiados por los traductores, o por lo menos con 5 días previos al evento.
4. Normas internacionales: De conformidad con normas internacionales, para jornadas superiores a 2 horas en traducción simultánea (conferencias y eventos), debe haber dos intérpretes por idioma para realizar relevo cada 30-40 minutos, lo anterior, a fin de garantizar la calidad del servicio.

A fin de otorgar un financiamiento (según aplique) por la prestación del servicio, se deben cumplir los siguientes requisitos:

Tener en cuenta que la condición de pago/financiación que maneja UPC GROUP SAS., es de (15-30) días, contados a partir de la fecha en la cual se radica la factura en las oficinas de la Empresa usuaria o cliente y después de entregado el trabajo realizado.

Para ello, la empresa usuaria o cliente debe anexas y/o remitir los siguientes documentos:

1) Orden de compra especificando: a) el Numero de consecutivo, b) datos relevantes de la empresa que solicita el servicio o producto, c) código de proveedor debidamente inscrito (según aplique), d) descripción del producto o servicio a comprar, e) código del producto o servicio a comprar, f) cantidad, g) valor unitario, h) valor total, i) condiciones y/o tiempos de entrega, j) condiciones de pago, k) presupuesto aprobado por la empresa usuario para comprar el producto o servicio, l) firma del comprador y/o firma autorizada del funcionario que da autorización o emite la orden de compra. (La orden de compra deberá ser verificada por UPC GROUP SAS., por la vía telefónica con el área encargada (tesorería) de la empresa usuaria/cliente. 2) Carta del Representante Legal autorización e indicando las personas autorizadas para efectuar negociaciones en su nombre y/o para generar órdenes de compra, dichas personas con su número de identificación. 3) RUT actualizado. 4) Certificado de Cámara de Comercio No mayor a 30 días. 5) Fotocopia del documento de identificación del representante legal. 6) Formulario de conocimiento de cliente debidamente diligenciado por la empresa usuaria (suministrado por UPC GROUP SAS.). 7) Firma de contrato de prestación de servicios entre las dos partes; si se considera que el proveedor de servicios UPC GROUP SAS., será un proveedor recurrente de la empresa usuaria o cliente, si la prestación de servicios asciende a una suma igual o superior de $2.000.000., o si la prestación del servicio supera mas de un día, de otra manera, (si se cumplen las anteriores condiciones mencionadas y no se firma contrato de prestación del servicios) el cliente deberá pagar el 100% anticipado con la reserva del servicio. En caso de implementar contrato de prestación de servicios este será enviado vía email por nuestra empresa para su verificación y posterior suscripción del mismo entre las partes o en su defecto, el cliente podrá enviar su propuesta de contrato de prestación de servicios. El contrato de prestación de servicios entre otros aspectos debe establecer: a) Forma de pago, condiciones de pago y plazos de pago, b) Objeto y naturaleza del servicio, c) Procedimiento para el desarrollo del servicio, d) Garantías del proveedor, e) Termino de duración, f) prorrogas, g) Precio de los servicios, h) Confidencialidad, i) procedimiento a seguir en eventos de caso fortuito o fuerza mayor.