Apostilla y traducción oficial en Colombia: ¿qué se hace primero?
Cuando un documento va a ser presentado en otro país, es frecuente que se requiera una apostilla y una traducción oficial. Una de las dudas más comunes es cuál de estos trámites debe realizarse primero.
La respuesta depende del país de destino, del tipo de documento y de los requisitos de la entidad que lo recibirá. Conocer la función de cada procedimiento ayuda a evitar errores, gastos innecesarios y retrasos.
¿Qué es una apostilla?
La apostilla es un mecanismo que certifica la autenticidad de la firma y la calidad en la que actúa quien suscribe un documento público, para que este pueda surtir efectos legales en otro país que forme parte del Convenio de La Haya de 1961.
Cuando el país de destino no pertenece al Convenio de La Haya, puede ser necesario realizar un procedimiento de legalización en lugar de apostilla.
La apostilla y la traducción oficial son, por lo tanto, procedimientos diferentes.
Entonces, ¿se apostilla primero o se traduce primero?
Cuando el documento original necesita apostilla o legalización, la Cancillería de Colombia recomienda, para mayor seguridad jurídica, que el documento base se encuentre apostillado o legalizado antes de ser traducido.
Esto permite que el Traductor Oficial trabaje sobre el documento completo y que, cuando corresponda, la apostilla o legalización también forme parte de la documentación presentada para traducción.
No obstante, los requisitos pueden variar según el país y la institución receptora. Antes de iniciar el trámite es recomendable confirmar qué documentación exige específicamente la entidad donde será presentada.
Documento colombiano que será presentado en el exterior
Cuando un documento expedido en Colombia debe utilizarse en otro país, el procedimiento puede incluir:
- Preparar el documento original de acuerdo con los requisitos aplicables para su apostilla o legalización.
- Obtener la apostilla o legalización cuando corresponda.
- Realizar posteriormente la traducción oficial del documento y de la información adicional que deba ser traducida.
- Verificar si la entidad receptora exige algún trámite adicional sobre la traducción.
Este procedimiento puede aplicar, entre otros, a registros civiles, diplomas y certificados académicos, antecedentes, poderes y documentos notariales, certificados empresariales y documentación destinada a procesos migratorios o consulares.
No todos los documentos siguen exactamente el mismo procedimiento. Algunos requieren verificaciones, reconocimientos o avales previos antes de poder ser apostillados.
Documento extranjero que será presentado en Colombia
Cuando un documento público ha sido expedido en otro país y debe surtir efectos legales en Colombia, normalmente debe cumplir previamente los requisitos de apostilla o legalización que correspondan en el país de origen.
Posteriormente, cuando el documento se encuentre en un idioma diferente al español y la entidad colombiana requiera su traducción, esta puede ser realizada por un Traductor e Intérprete Oficial debidamente acreditado en Colombia.
Desde el 1 de diciembre de 2020, las traducciones oficiales elaboradas en Colombia para surtir efectos legales dentro del país no requieren apostilla o legalización de la traducción por esa sola circunstancia.
Esto no elimina la obligación de presentar el documento extranjero original debidamente apostillado o legalizado cuando la entidad receptora así lo requiera.
¿Y si también necesitan apostillar la traducción oficial?
Cuando una traducción oficial realizada en Colombia va a surtir efectos en el exterior y necesita ser apostillada o legalizada, existe un procedimiento adicional.
La firma del Traductor Oficial debe ser reconocida o autenticada previamente ante Notario Público. Posteriormente, el Ministerio de Relaciones Exteriores apostilla o legaliza la firma del Notario, no la firma del traductor ni el contenido de la traducción.
Por esta razón, no debe confundirse la apostilla del documento original con el procedimiento que eventualmente puede requerirse para apostillar o legalizar una traducción oficial.
Un ejemplo sencillo
Supongamos que necesitas presentar en el exterior un registro civil colombiano y la institución solicita tanto el documento apostillado como su traducción oficial.
Documento original → Apostilla → Traducción oficial
Si adicionalmente la entidad de destino exige que la traducción también sea apostillada, deberá realizarse el procedimiento correspondiente sobre esa traducción.
Ahora pensemos en el caso contrario: tienes un documento público expedido en el exterior para presentarlo ante una entidad colombiana.
Documento extranjero → Apostilla o legalización en origen → Traducción oficial al español en Colombia
La secuencia exacta siempre debe confirmarse según el documento, el país y la institución receptora.
Errores frecuentes que conviene evitar
Uno de los errores más comunes es iniciar una traducción o una apostilla sin haber consultado previamente los requisitos de la entidad que recibirá los documentos.
- Apostillar un documento que no lo requería.
- Traducir antes de obtener una apostilla que posteriormente también debía formar parte de la documentación.
- Confundir apostilla con traducción oficial.
- Suponer que todos los países tienen los mismos requisitos.
- Considerar que apostillar el documento original significa que automáticamente también queda apostillada su traducción.
- Presentar documentación incompleta ante la institución receptora.
Una consulta previa puede evitar que el procedimiento tenga que repetirse.
¿Todos los documentos necesitan apostilla?
No. La necesidad de apostillar depende principalmente del tipo de documento, el país donde será presentado y los requisitos de la institución receptora.
Además, la apostilla aplica en el marco del Convenio de La Haya. Cuando corresponda un país o procedimiento diferente, puede requerirse una legalización u otro trámite.
Por eso no es recomendable apostillar documentos únicamente “por si acaso”.
Antes de apostillar o traducir tus documentos
Antes de comenzar, procura confirmar:
- Qué documentos debes presentar.
- En qué país serán utilizados.
- Ante qué institución serán presentados.
- Si requieren apostilla o legalización.
- Si requieren traducción oficial.
- Si la institución establece algún requisito especial para la traducción.
Con esta información es mucho más sencillo determinar el procedimiento adecuado.
Experiencia en traducciones oficiales
En UPC Traductores Oficiales prestamos servicios de traducción para personas, empresas e instituciones desde 2007, trabajando con documentación personal, académica, legal, empresarial, técnica, sanitaria, financiera y de comercio exterior.
Contamos con atención en Bogotá y Medellín y trabajamos con Traductores e Intérpretes Oficiales debidamente acreditados para los idiomas disponibles.
Cada documento y cada trámite pueden tener características diferentes. Por esta razón, revisamos previamente la documentación antes de indicar el servicio requerido, el valor y el plazo de entrega.
¿Necesitas apostillar y traducir tus documentos?
Antes de iniciar el proceso, puedes enviarnos una copia completa y legible de los documentos e indicarnos el país y la institución donde serán presentados.
Nuestro equipo los revisará y podrá orientarte sobre el servicio de traducción requerido y preparar la cotización correspondiente.
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